Beschäftigtendatenschutz (DSK-Papier Nr. 14)

Es handelt es sich hier um eine Zusammenfassung des relevanten Inhalts seitens der Datenbeschützerin. Hinweise oder Anmerkungen seitens der Datenbeschützerin bedeuten, dass diese Informationen nicht im Papier zu finden sind, sondern aus der Praxiserfahrung resultieren oder auf weitere Einträge verweisen.

Dürfen die Daten der Mitarbeiter noch verarbeitet werden oder benötige ich ein Einwilligung, damit diese als Beschäftigte angemeldet werden dürfen? Wann wird zwingend eine Einwilligung benötigt und wann nicht? Das DSK-Papier beantwortet diese Fragen.

Rechtsgrundlage § 26 BDSG-neu

  • § 26 BDSG-neu gilt nicht für Beschäftigte bei Behörden, Kommunen und öffentlichen Stellen

Begriff „Beschäftigte“

  • Definition: § 26 Abs. 8 BDSG-neu
  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich der Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer im Verhältnis zum Entleiher;
  • Auszubildende;
  • Rehabilitanden;
  • Freiwillige nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz/Bundesfreiwilligendienstgesetz;
  • wirtschaftlich unselbstständige Personen;
  • Beamtinnen und Beamte des Bundes, Richterinnen und Richter des Bundes, Soldatinnen und Soldaten sowie Zivildienstleistende

Inhalt § 26 BDSG-neu

Datenverarbeitung zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses

  • Personenbezogene Daten dürfen von Beschäftigten dürfen nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, sofern es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung erforderlich ist
  • Die Verarbeitung ist auch aufgrund von Kollektivvereinbarungen (Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen) zulässig (§ 26 Abs. 1 und 4 BDSG)
  • Es dürfen auch die Daten der Beschäftigten sofern es für die Rechte und Pflichten für die Beschäftigtenvertretung erforderlich ist unabhängig von Gesetzen, Verträgen, Vereinbarungen (§ 26 Abs. 1 Satz 1 HS 2 BDSG-neu)

Einwilligung

  • Keine Einwilligung für die Verarbeitung der Daten für das Beschäftigungsverhältnis nötig
  • Mitarbeiter können jedoch in eine Datenverarbeitung einwilligen, wenn diese einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erlangen
  • Dies ist auch möglich, wenn die Interessen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigte übereinstimmen

Echte Freiwilligkeit des Beschäftigten?

  • Es wird die die Auffassung vertreten, dass eine Einwilligung der Mitarbeiter durch das Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber nie vollständig unabhängig unterzeichnet wird
  • Die Einwilligung wird deshalb nicht direkt das Arbeitsverhältnis sondern eher Zusatzleistungen (Privatnutzung von Dienstfahrzeugen und EDV-Geräten, Einführung Gesundheitsmanagement, Aufnahme in Geburtstagslisten) betreffen

Anmerkung der Datenbeschützerin

Auch die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos (intern oder extern) bedürfen einer Einwilligung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

  • Besondere Datenkategorien dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 26 Abs. 3 BDSG-neu verarbeitet werden
  • Auch eine Einwilligung für die Verarbeitung der besonderen Datenkategorien ist möglich, sofern sich die Einwilligung ausdrücklich auf diese Daten beruft
  • Es müssen besondere Maßnahmen bei der Verarbeitung getroffen werden (§ 26 Abs. 5 BDSG-neu i.V.m. Art. 5 DSGVO)

Verarbeitung außerhalb von Dateisystemen

  • § 26 BDSG-neu gilt auch für die Verarbeitung außerhalb von Dateisystemen (§ 26 Abs. 7 BDSG-neu)
  • Somit fallen Papierdokumente, mündliche oder tatsächliche Handlungen (z.B. handschriftliche Notizen) unter die datenschutzrechtliche Bestimmungen

Ist die DSGVO überhaupt anwendbar?

  • Die Reichweite des § 26 BDSG-neu ist im Einzelfall zu prüfen
  • Des Weiteren ist Art. 88 DSGVO und § 24 BDSG zu berücksichtigen
  • Es muss jedoch ein Zusammenhang zwischen der Datenverarbeitung und Verwendungszwecken bestehen (Art. 6 Abs. 4 und 1 lit. f DSGVO)
  • Eine Verwendung zu anderen Zwecken (z.B. Verkauf an Dritte zu Werbezwecke) bleibt ausgeschlossen

Welche Folgen resultieren bei Nichtbeachtung des § 26 BDSG-neu?

Es kann ein Bußgeld (Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO) verhängt werden. Es können auch strafrechtliche Folgen nach § 42 BDSG-neu drohen.

Anmerkung der Datenbeschützerin

Grundsätzlich sind alle Verarbeitungstätigkeiten in Bezug auf das Beschäftigungsverhältnis und freiwillige Einwilligungen in das Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Des Weiteren sind die Mitarbeiter über die Verarbeitungstätigkeiten zu informieren.

Freiwillige Einwilligungen sollten durch einen Vermerk (z.B. in der Personalakte) oder durch ein Formular schriftlich festgehalten werden.

DSK-Kurzpapier Nr. 14

Quelle

Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden
des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz): https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_14.pdf

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