FAQs Beschäftigtendatenschutz

Es handelt es sich hier um eine Zusammenfassung des relevanten Inhalts seitens der Datenbeschützerin. Hinweise oder Anmerkungen seitens der Datenbeschützerin bedeuten, dass diese Informationen nicht im Papier zu finden sind, sondern aus der Praxiserfahrung resultieren oder auf weitere Einträge verweisen.

Stiftung Datenschutz hat eine Orientierungshilfe zum Thema „Beschäftigtendatenschutz“ mit einigen Fallbeispielen veröffentlicht. Die Beispiele werden hier besonders hervorgehoben und vor allem wann die Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden dürfen.

Bewerbungsverfahren

Welche Daten der Bewerber dürfen in einem Online-Fragebogen oder Bewerbungsbogen abgefragt werden?

Nur die Daten und Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind z.B. Ausbildung, Zeugnisse, Name, Adresse, E-Mail/Telefon, Gehaltsvorstellungen (als freiwillige Angabe), Stundenkontingent (Vollzeit-, Teilzeit), etc.

Fragen nach Straftaten ist nur erlaubt, wenn es für den Arbeitsplatz erforderlich ist z.B. Kurierfahrer nach Verkehrsdelikten oder Buchhalter nach Betrugsdelikten.

Folgende Fragen dürfen nicht gestellt werden:

  • Sind Sie schwanger oder planen Sie in absehbarer Zeit schwanger zu werden?
  • Haben Sie eine körperliche oder geistige Behinderung?

Wie lange dürfen die Daten der Bewerber gespeichert werden?

  • Nicht länger als 4 Monate
  • Sofern der Bewerber für zukünftige Stellenangebote angeschrieben werden soll, benötigt man die Einwilligung

Hinweis der Datenbeschützerin

Die Datenbeschützerin empfiehlt eine Speicherdauer von 6 Monaten der Bewerberdaten. Der Bewerber hat im Rahmen des AGG (Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes) zwei Monate Zeit den Anspruch auf Schadenersatz oder Entschädigung einzureichen. Zudem ist der Anspruch innerhalb von drei Monaten bei Gericht geltend zu machen. Insgesamt beträgt die Frist somit 5 Monate. Werden die Daten vorher gelöscht, kann ggf. kein Nachweis über die „korrekte“ Auswertung der Bewerberdaten erbracht werden.

Dürfen die Social-Media-Profile von den Bewerbern eingesehen und für den Bewerbungsprozess bewertet werden?

  • Aufsichtsbehörden sind der Ansicht, dass die Recherche in sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter) datenschutzrechtlich unzulässig ist
  • Außer es handelt sich um „beruflich“ Netzwerke z.B. XING oder LinkedIn

Darf ich den Namen des Bewerbers „googeln“ und für die Bewerbungsentscheidung bewerten?

  • Nur, wenn die Informationsbeschaffung für die Einstellung erforderlich ist und die Informationen vom Fragerecht umfasst sind
  • Der Bewerber hat jedoch über die Informationsbeschaffung (Quelle, Rechtsgrundlage) spätestens innerhalb eines Monats informiert zu werden

Personalverwaltung

Fallen handschriftliche Notizen / Ordner über die Mitarbeiter unter die DSGVO?

Ja, da die Papierform (§ 26 Abs. 7 BDSG-neu) bereits ausreichend ist, um den Anwendungsbereich der DSGVO zu eröffnen.

Dürfen Vermerke über Krankheiten und Religionszugehörigkeit gemacht werden?

  • Die Daten können zur Erfüllung aus dem Arbeitsrecht oder Sozialschutz nötig sein
  • In diesem Fall ist keine Einwilligung der Mitarbeiter nötig, d.h. berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Allerdings darf die Religionszugehörigkeit nur für die Abführung der Kirchensteuer verarbeitet werden

Darf ich die Mitarbeiter mittels GPS allgemein überwachen?

Nein, da es sich um eine unbegründete und anlasslose Überwachung handelt.

Anmerkung der Datenbeschützerin

Das Verwaltungsgericht Lüneburg urteilte im März 2019, welche Daten durch ein GPS-System verarbeitet werden dürfen und welche nicht.

Die Vearbeitung der Daten, die während der Arbeitszeit anfallen zum Zweck (Tourenplanung, Mitarbeiter- und Fahrzeugeinsatz) ist erlaubt.
Untersagt ist die Kontrolle der Privatfahrten und eine nicht angemessene Speicherdauer (im vorliegenden Fall wurden die Daten 150 Tage gespeichert).

Darf ich heimlich die Mitarbeiter videoüberwachen?

  • Nein, da es ein schwerer Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt
  • Das Bundesarbeitsgericht ließ die heimlich Überwachung nur im absoluten Ausnahmefall und als letztes Mittel zu
  • Auch bei offenen Videoüberwachungen ist eine Interessensabwägung durchzuführen
  • Es ist abzuschätzen, ob die Beschäftigten durch die Videoüberwachung einem Überwachungsdruck ausgesetzt sind und ob es Alternativen für die Überwachung gibt

Anmerkung der Datenbeschützerin

In einem weiteren Blogartikel können Sie sich über die „zulässige Speicherdauer und deren Verwertung von Videoaufnahmen“ informieren.

Benötigt man eine Einwilligung für die Veröffentlichung von Mitarbeiterbildern?

Ja, sofern die Bilder auf der Webseite oder in den sozialen Medien veröffentlicht werden sollen, ist eine Einwilligung nötig.

Sofern Personen jedoch nur als „Beiwerk“ auf den Fotos erscheinen, ist keine Einwilligung erforderlich.

Anmerkung der Datenbeschützerin

Die DSK beschreibt im Kurzpapier Nr. 20, wie eine Einwilligung zu gestalten ist.

Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik

Dürfen die Telefongespräche der Mitarbeiter mitgehört werden?

  • Strafrechtlich verfolgt wird die Aufnahme des nicht-öffentlich gesprochenen Wortes
  • Das reine Mithören ist nicht strafbar
  • ABER: Der Arbeitgeber verletzt die Vertraulichkeit der Kommunikation, wenn er ohne das Wissen der Mitarbeiter die Gespräche mithört
  • Zumal die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten dabei ebenfalls verletzt werden

Anmerkung der Datenbeschützerin

In diesem Fall sollten die Mitarbeiter transparent informiert werden über die Möglichkeit des Mithörens. Vor allem ist es abzuwägen, aufgrund welcher Rechtsgrundlage das Mithören statt finden soll.

Ist die geschäftliche Kommunikation über WhatsApp zulässig?

  • Die Nutzung von WhatsApp zu geschäftlichen Kommunikationszwecken ist nicht datenschutzkonform laut den deutschen Aufsichtsbehörden
  • Als datenschutzfreundliche Alternativen werden Threema, Signal oder Wire vorgeschlagen

Orientierungshilfe Beschäftigtendatenschutz

Quelle

Stiftung Datenschutz: https://stiftungdatenschutz.org/themen/beschaeftigtendatenschutz/

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