Wer? Was? Wann? Wo – und bei welcher Gelegenheit? Das klingt zunächst wie ein Artikel aus einer Klatschzeitschrift. Stellt man diese Fragen jedoch in Bezug auf die DSGVO, steckt mehr dahinter: Mit der EU Grundverordnung zum Datenschutz vervielfältigen sich die Pflichten, denen Sie als Verantwortlicher nachkommen müssen. Dazu gehört auch die Information der Personen, deren Daten Sie verarbeiten.

Wie Sie praxisorientiert Ihre Informationspflichten erstellen und worauf Sie achten müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Beachten Sie allerdings, dass es sich um keine Rechtsberatung handelt. Wenn Sie unsicher sind mit der Erstellung Ihrer Informationspflichten, holen Sie sich die professionelle Unterstützung eines Datenschutzbeauftragten oder spezialisierten Anwalts.

Warum die DSGVO Informationspflicht?

Vereinfacht gesagt: Jeder, dessen Daten erhoben, verarbeitet bzw. gespeichert werden, hat ein Recht darauf, dies zu erfahren. Oder wie es das Bundesverfassungsgericht ausdrückt, muss es Transparenz darüber geben, „wer was wann und bei welcher Gelegenheit über Sie weiß.“

Ohne dieses Wissen ist es den betroffenen Personen nicht möglich, die ihnen zustehenden Rechte, wie zum Beispiel das Recht auf Vergessenwerden oder das Recht auf Berichtigung ihrer Daten, überhaupt wahrzunehmen.

Was ist neu bei der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO?

Die Informationspflichten derer, die Daten erheben, waren bisher im Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) und weiteren Gesetzen geregelt. Das geschieht jetzt in den Artikeln 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO und dem BSDG (neu). Insgesamt sind diese Regelungen weitreichender sind als bisher.

Artikel 13 regelt die Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person. Ergänzend bezieht sich Artikel 14 auf die Informationspflichten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden. Dies trifft zu, wenn die Daten durch Dritte erhoben wurden. Ergänzend zu den Artikeln gibt es Erwägungsgründe, die als Grundlage für den Erlass der Verordnung gesehen werden können. Passend sind hierbei die Erwägungsgründe 60, 61 und 62.

Informationspflicht vs. Datenschutzerklärung

Frage: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen der Informationspflicht und der Datenschutzerklärung auf der Webseite?
Antwort: Keine!

Hätten Sie’s gewusst? Die Datenschutzerklärung dient dem selben Zweck wie die Informationspflicht. Sie informiert den Webseitenbesucher darüber, welche Daten von ihm verarbeitet werden. Damit die Richtigkeit gewährleistet ist, muss die Datenschutzerklärung dieselben Inhalte aufweisen wie in Art. 13 und Art. 14 DSGVO beschrieben.

Manchmal verwenden unsere Gesprächspartner den Begriff Datenschutzerklärung auch dann, wenn sie z.B. die Informationspflicht beim Arzt oder in einem Verein meinen. Die Wortwahl ist zwar etwas ungewöhnlich, aber durchaus richtig.

Nun aber konkret zu den Inhalten: Welche Informationen über die Verarbeitung der Daten müssen Sie bereit stellen?

Ihre Pflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO

Artikel 13 – Erläuterung

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten direkt bei der betroffenen Person erheben, die Daten verarbeiten oder auch speichern, müssen Sie die Person bereits zum Zeitpunkt der Erhebung davon in Kenntnis setzen. Der Inhalt ist verbindlich und muss präzise, transparent, leicht verständlich und in leicht zugänglicher Form zur Verfügung stehen.

Artikel 14 – Erläuterung

Auch wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten oder auch speichern, die Sie nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben haben, unterliegen Sie der Informationspflicht. Die mitzuteilenden Informationen sind nahezu gleich wie bei Artikel 13. Darüber hinaus müssen Sie jedoch Angaben zu den Quellen der Daten machen und darüber, ob diese öffentlich zugänglich sind.

Die Informationspflicht nach Artikel 14 muss in diesem Fall nicht sofort erfolgen. Der Betroffene muss innerhalb einer angemessenen Frist – spätestens aber nach einem Monat – darüber in Kenntnis gesetzt werden. Alternativ ist der Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme oder der Zeitpunkt der Weitergabe ausschlaggebend.

Finden bei Ihnen beide Artikel Anwendung, ist es üblich, den Betroffenen eine kombinierte Information über die Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten zur Verfügung zu stellen.

Überblick und Vergleich Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Im Detail finden Sie den Gesetzestext hier.

Wie erstellen Sie die Dokumente zur Informationspflicht?

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Wir bevorzugen den kürzeren und pragmatischen Ansatz. Daher ist das folgende Vorgehen unsere Empfehlung aus der Praxis.

Die DSGVO fordert von Ihnen in Artikel 30 eine Übersicht aller Verfahren, bei denen personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden – das bekannte Verfahrensverzeichnis. Einen Artikel mit Muster- Verfahrensverzeichnis finden Sie ebenfalls im Blog.

Mit einem fertigen Verfahrensverzeichnis haben Sie bereits eine Basis, die Sie zur Erstellung der Informationspflichten heranziehen können. Denn alle benötigten Informationen können Sie daraus ermitteln. Nun brauchen Sie diese Daten nur noch in ein Dokument übertragen und Ihrer Zielgruppe zur Verfügung stellen.

Da Sie im Verfahrensverzeichnis auch die Personengruppen nennen müssen, ist es relativ einfach, nach diesen zu selektieren. Eine Personengruppe können die eigenen Mitarbeiter sein, während die Kunden, Interessenten, Mandanten (…) weitere Gruppen bilden können. Die Personengruppen sind Ihre Zielgruppen, denen Sie die Informationspflichten zur Verfügung stellen müssen. Am besten erstellen Sie ein Dokument pro Zielgruppe. Wenn es sich anbietet, können Sie natürlich auch mehrere Zielgruppen ein einem Dokument zusammen fassen.

Planen Sie, wie Sie die Unterlagen den Betroffenen vor Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten am besten anbieten können. Dies sollte für alle Beteiligten ein Vorgehen sein, das so wenig Aufwand wie möglich verursacht.

Aufbau der Informationspflicht

Wenn die Informationspflichten ordentlich beschrieben sind, umfassen diese meist mehrere Seiten. Damit Sie jedoch nicht immer die oben genannten Inhalte einzeln wiedergeben müssen, bietet es sich aus unserer Sicht an, die Informationspflichten in „zwei Abschnitte“ zu teilen.

Einmalig vorkommende Informationen in der Informationspflicht

In Abschnitt 1 können die „einmalig vorkommenden Informationen“ (siehe auch Grafik oben) beschrieben werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese Informationen dann in Abschnitt 2 nicht mehr erwähnen müssen. Folgende Gliederung und Musterformulierungen können Sie für den Abschnitt 1 heranziehen:

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes ist: [Name, Vertreter, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]
   Der Verantwortliche ist in der Regel der Inhaber / Geschäftsführer (…).
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: [Name, Telefon, E-Mail]
3. Aus der Verarbeitung der Daten ergeben sich folgende Rechte für den Betroffenen:
   • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
   • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   • Löschung (Art. 17 DSGVO)
   • Einschränkung der Daten (Art. 18 DSGVO)
   • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
   • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
   • Widerrufsrecht. Wenn die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben unberührt.
4. Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde: [Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]

Angaben pro Verfahren in der Informationspflicht

Nachdem Sie die allgemeinen Informationen im ersten Abschnitt angegeben haben, geht es nun um die Details zu den einzelnen Verfahren. Folgende Angaben müssen Sie individuell pro Verfahren angeben:

1. Zweck der Verarbeitung [Kurze Beschreibung und Begründung, warum diese Verarbeitung notwendig ist]
2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
3. Speicherdauer der Daten oder alternativ Vorgabe für Löschung
4. Empfänger der Daten [Name, Anschrift des Empfängers, ggf. Information, ob ein AV-Vertrag vorliegt]- kann weggelassen werden, wenn die Daten nicht weiter gegeben werden.
5. Übermittlung in ein Drittland – kann ebenfalls weggelassen werden, wenn keine Übermittlung in ein Drittland statt findet.
6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet – auch dieser Punkt kann entfallen, wenn er nicht zutrifft.
7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Beispielsformulierung für die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Verfahren aus unserer allgemeinen Informationspflicht. Zur besseren Erklärung zeigen wir Ihnen in der linken Spalte noch einmal den Bezug zum Art. 13 / Art. 14.

Der Aufbau ist nicht vorgegeben. Auch die Satzformulierung können Sie nach Belieben anpassen. Wichtig ist nur, dass alle Bausteine enthalten sind und der Text am Ende noch leicht verständlich ist.

Manchmal kann auch in einem Textabschnitt der Inhalt von mehreren ähnlichen Verfahren zusammen gefasst werden.

Kommunikation

Zweck	Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen ggf. eine E-Mail. Sie erhalten weiterführende Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung.
Kategorien der Daten	Dazu speichern wir Ihre E-Mail Adresse, den Inhalt der Kommunikation sowie die Historie der Kommunikation.
Rechtsgrundlage	Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Erfüllung der Vertragsbeziehung bzw. vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 (1) lit. b DSGVO.
Empfänger der Daten	Als Kollaboration Tool verwenden wir Office 365 von Microsoft, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Ansonsten werden die Daten nur weitergegeben, soweit dies im Rahmen der vertraglichen oder vorvertraglichen Maßnahme nötig ist.
Speicherdauer	Unsere Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Bewerbungen

Zweck / Kategorien der Daten	Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für neue Mitarbeiter verarbeiten wir die von Ihnen zugesandten Informationen aus dem Lebenslauf, dem Anschreiben sowie aus weiteren Dokumenten und Informationen von Ihnen.
Rechtsgrundlage	Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen zum Arbeitsvertrag nach Art. 6 (1) lit. b DSGVO.
Empfänger der Daten	Ihre Bewerbung wird intern an die Personalabteilung, sowie die betreffende Fachabteilung weiter geleitet.
Speicherdauer	Unterlagen zu Ihrer Bewerbung werden nach 6 Monaten gelöscht, sofern Sie uns keine Einwilligung zur Aufbewahrung erteilen.

Gar nicht so kompliziert, das Ganze. Ziehen Sie einfach immer Ihr Verfahrensverzeichnis heran. Wenn dieses bereits ordentlich erstellt ist, dann geht die Erstellung der Informationspflicht leichter von der Hand.

Was heißt das für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen?

Was bedeutet die Informationspflicht nun für Sie in der Praxis? Egal ob Sie ein fertigendes Unternehmen, einen Einzelhandel, einen Onlineshop oder Blog betreiben, die Informationspflicht betrifft Sie immer irgendwie.

Mitarbeiter

Sie verarbeiten personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter zur Abwicklung der Personalführung, zur Lohnabrechnung, bei Schulungen und sicher noch an einigen anderen Stellen. Alle diese Verfahren müssen in Ihrem Verfahrensverzeichnis beschrieben sein. Daraus leiten Sie nun das Informationsschreiben ab. Stellen Sie es neuen Mitarbeitern vor der Anstellung, vielleicht gleich mit dem Arbeitsvertrag zur Verfügung. Den bestehenden Mitarbeitern können Sie es nun einmalig z.B. mit der Lohnabrechnung oder über das Intranet zur Verfügung stellen (falls alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben). Alternativ ist auch ein Aushang am schwarzen Brett möglich.

Kunden

Unterscheiden Sie, ob Ihre Kunden Endverbraucher oder Geschäftskunden sind. Bei Endverbrauchern haben Sie in der Regel weit mehr personenbezogene Daten als bei Geschäftskunden. Sie haben wahrscheinlich Informationen über Anschrift, Kontodaten, Geburtstag und Familienstand, Einkaufshistorie und noch vieles mehr. Da Geschäftskunden ein Unternehmen repräsentieren, sind es hier meistens Daten wie E-Mail- Adressen, Telefonnummern und Kommunikationsverläufe, die bei Ihnen vorliegen. Haben Sie bereits AGBs, dann wäre es eine Option, die Informationspflicht in ähnlicher Form anzubieten.

Webseitenbesucher

Auf Webseiten können Sie bei vielen Verfahren die Informationspflicht gleich in der Datenschutzerklärung abdecken, so wie Sie es auch in unserer Datenschutzerklärung sehen können. Wir haben unsere DSE mit Hilfe des e-Recht24 Generators erstellt. Da dieser jedoch nur einen Teil abdeckt, haben wir den Rest selbst ergänzt.

Damit Sie die Anforderung leicht verständlich und leicht zugänglich erfüllen, verweisen Sie sicherheitshalber an jeder Stelle, an der Besucher Daten auf der Webseite eingeben, auf Ihre Datenschutzerklärung.

Sind Ausnahmen von der Informationspflicht möglich?

Eine Ausnahme für Artikel 13 DSGVO ist nur dann zulässig, wenn nachweislich alle Informationen der betroffenen Person bereits vorliegen. In der Praxis dürfte das schwer zu prüfen sein.

Für Artikel 14 DSGVO gilt: Ist die Information der betroffenen Person unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig, kann darauf verzichtet werden. Das gleiche gilt für Fälle, in denen die Erhebung oder Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine Geheimhaltungspflicht in Form einer Satzung oder eines Berufsgeheimnisses besteht.

Was passiert bei Verstößen gegen die Informationspflicht?

Da der europäische Gesetzgeber den Schutz personenbezogener Daten sowie die Gewährleistung einer fairen und transparenten Datenverarbeitung als absolut elementar ansieht, drohen bei Verstößen hohe Bußgelder.

Diese Zahlen sind erst einmal abschreckend. Wo sich letztlich die Schwelle einpendeln wird, ist noch ungewiss. Sicher ist auf jeden Fall, dass die Bußgelder „wirksam“ sein müssen.

Fazit

Um eine vollständige Informationspflicht erstellen zu können, benötigen Sie ein geführtes Verfahrensverzeichnis.
Auf dessen Basis ist es nicht mehr schwer, die Informationspflichten nach Art. 13 und Art. 14 zu erstellen.

Das DSK-Papier Nummer 10 gibt ebenfalls einen Überblick zur Informationspflicht. 

FAQs zum Thema Informationspflichten

Wer muss infolge der Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 informiert werden?

Grundsätzlich sind nur die betroffenen Personen (Kunden, Mitarbeiter…), die seit dem 25.05.2018 „neu“ dazugekommen sind, zu informieren. 

Es ist jedoch sinnvoll, dass Sie auch die Bestandskunden und -mitarbeiter informieren. 

Wie ist der Inhalt der Informationspflicht?

Die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 kann generell in zwei Abschnitte unterteilt werden. Im allgemeinen Teil müssen folgende Angaben gemacht werden:

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
3. Hinweis auf die Betroffenenrechte
4. Hinweis auf das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im detaillierten Teil, muss für jedes Verfahren folgendes angegeben werden (soweit zutreffend):

1. Zweck der Verarbeitung
2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
3. Speicherdauer der Daten
4. Empfänger der Daten
5. Übermittlung in ein Drittland
6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet
7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Was ist der Unterschied zwischen Informationspflicht und Datenschutzerklärung?

Keiner! Auch die Datenschutzerklärung ist eine Informationspflicht. Für die Webseite hat sich nur der Begriff Datenschutzerklärung eingebürgert.

Wie informiere ich meine Kunden nach der DSGVO?

Sie können die Informationspflichten in physischer Form z.B. Aushang im Wartezimmer, Anlage zum Vertrag etc. oder in digitaler Form z.B. auf der Homepage in der Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen. 

Verweisen Sie zum Beispiel bei der zweiten Variante in sämtlichen ausgehenden Dokumenten und E-Mails mit einem Satz „Weitere Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO finden Sie unter: [Link der Datenschutzerklärung] auf die DSE.

Sind die Informationspflichten von den Kunden bzw. Mitarbeitern zu unterzeichnen? 

Nein, die Informationspflichten müssen nicht unterzeichnet werden. Wenn Sie jedoch einen Nachweis über die Aushändigung selbst benötigen, dann können Sie sich diese bestätigen lassen.

Zu welchem Zeitpunkt müssen die Betroffenen informiert werden?

Die DSGVO gibt vor, dass der Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zu informieren ist. Das heißt, dass z.B. bei einem Telefonanruf die Informationen vorzulesen sind. Dies ist jedoch alles andere als praxisnah.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht behandelt dieses Thema in seinem 8. Tätigkeitsbericht. Die Aufsichtsbehörde erlaubt, die Informationspflicht in abgestufter Form bereit zu stellen. 

Das heißt, dass im 1. Schritt (am Telefon) den Betroffenen zumindest die Kontaktinformationen des Verantwortlichen, der Zweck der Verarbeitung (z.B. Kontaktaufnahme) und ggf. die Hinweise auf die Betroffenenrechte zur Verfügung zu stellen sind. 

Im zweiten Schritt (z.B. nachgelagerte Kommunikation per Mail nach dem Telefonat) sind dem Betroffenen dann alle übrigen Informationen nach Art. 13 DSGVO bereit zu stellen (Kontaktdaten DSB, Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, Empfänger der Daten, Speicherdauer etc.).

Wie steht es mit der Informationspflicht in Bezug auf Fotos auf öffentlichen Veranstaltungen? 

In diesem Fall erlaubt der Datenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg, dass die Informationen in abgestufter Form bereit gestellt werden. Vor allem, wenn eine nicht überschaubare Masse die Veranstaltung besucht, kann nicht verlangt werden, dass Jeder diese entgegennimmt. 

Weisen Sie bereits beim Eingang daraufhin, dass Fotos von der Veranstaltung angefertigt und z.B. auf der Webseite veröffentlicht werden. Vermerken Sie auf dem Hinweis, wo die weiteren Informationen zum Datenschutz auffindbar sind (z.B. Garderobe, Kasse). 

Muss die Informationspflicht immer als Ausdruck ausgehändigt werden?

Nein! Leicht zugänglich muss an dieser Stelle auf den Einzelfall abgestimmt sein. In einer Arztpraxis bietet es sich an, die Informationspflicht für die Patienten als Ausdruck im Wartebereich auszulegen. Im Onlineshop macht die Papierform wenig Sinn. Daher ist die Informationspflicht sehr oft auch in die Datenschutzerklärung der Webseite integriert.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung? Dann schreiben Sie einen Kommentar oder melden sich direkt bei uns. Wir freuen uns über Ihr Feedback und stehen Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung.